PDF在编辑工作中的应用
福州众印网 2006/7/18 18:34:00 来源：转载
摘 要 PDF是近年流行于互联网上的文件交换格式,它能保持原文件的排版格式和创建风格,能高保真压缩,可不依赖原创应用程序和操作平台显示和打印。PDF适宜传送编辑校样和广告图文,还适合编辑部出版专题资料。
1. 问题的提出
在学术期刊编辑工作中,异地审稿和异地校对是例行程序。在审稿中,编辑希望审稿者提出详尽的意见,但又不直接改动原文。普遍的做法是将每篇稿件复印几份,分别邮寄给不同的审稿者,而后等待审稿回执。此后,稿件经过编辑、排版和二校,在正式付印之前,还需要将大样反馈给作者,以确定是否还有误漏。这样,编辑部完成一期出版任务通常要耗时数月,论文刊出的时间难免延迟,有的时滞竟长达2年。如果能以电子函件完成传送过程,就能节省许多时间。
在试用电子函件传送文稿时,常遇到一些问题:一是文件打不开,电脑告知应用程序用错或版本太低;二是打开后的文件走形,电脑告知缺少了特殊字体和插件。为了解决以上问题,编辑部需要安装尽可能多的应用软件,还要使应用软件版本保持最高。即使这样,也只是解决了单向交流的问题,编辑部仍不能保证审稿者看到原稿,也不能保证作者看到校样。
为了实现稿样及其他图文资料从编辑部向审稿者和作者的快速准确的传送,编辑部需要从技术上解决以下问题:
1)编辑部能否将作者的来稿制作成原版原样的电子文件,该文件不计较审稿者的软硬件配置,且能够在审稿者的电脑上显示和打印。
2)印刷厂通常用方正系统排版,其大样文件格式为S2、S72或PS2,而常用字处理软件却无法识读大样。做一点尝试,可以从word或WPS等字处理软件的界面上看到方正小样的面貌,但此小样文件显示不直观,而且可能新出现一些符号错误,如“1±0.2”可能变成了“10.2”,“3.5”可能变成了“35”等。至于公式、表格是否正确,就完全看不出来了。显然,这类通用软件不适合读取校样。为了实现作者自校,编辑部需要设法使作者在电脑上看到方正大样。
3)图像文件巨大,用电子函件传送有一定难度。如果是黑白的,占用版面不大的图像文件,尚可顺畅,但对于5～60Mb的彩色广告文件,若不进行压缩,就很难保证成功传送。现在通行的方法是使用Mo碟片或刻录光盘邮寄,效率也难保证。
倘能实现文字、表格、公式、图片四合一的转化,电子函件传送,在另一方计算机中全真显示和打印,就能大大地提高编辑部的工作效率,有效地保障印制质量。
2. PDF的特点及应用的技术条件
PDF是Portable Document format的缩写,意为便携式文件格式,是Adobe公司开发的适于在不同计算机平台之间传送和共享文件的一种开放式电子文件格式。经过几年的发展,PDF已得到公认,成为网络出版行业事实上的工业标准。现在,不论使用何种电脑平台或应用软件编辑的文件,几乎都可转换成PDF,通过磁盘或电子函件传送,用PDF阅读器能够在另外任一计算机的屏幕上浏览与印刷效果(文字、图形、影像)完全相同的式样,还能全真地打印出来。
2.1 PDF的特点
PDF文件具有跨平台、高压缩、适合屏幕阅览及网络传输、文件保护、电子批阅、打印质量高等优点,结合编辑应用实际,可简述如下:1)忠实再现原文。PDF格式的文件能如实保留原来的面貌和内容,以及字体和图像,屏幕上文件可以放大到800%而丝毫不失清晰。浏览和打印可以根据需要选择定制程序,创建不同尺寸和不同精度的PDF文件。
2)不依赖该计算机的硬件配置、操作系统和创建文件的应用程序。用户只要安装一个免费的PDF阅读软件,就可以在windows 98上阅读由苹果机操作系统创建的PDF,也可以在纯英文版的操作系统下打印含汉字的PDF文件。利用新版的方正发排软件可以像识别和输出s2文件一样直接识别和输出PDF文件,得到激光照排胶片。3)文件保护。PDF文件可以进行加密,控制敏感信息的访问权限,防止PDF被改动或打印,因而能用来传送有知识产权的电子文件。
2 .2 常见文件格式向PDF的转化
为了使PDF成为通用和共享的文件格式,必要解决2个问题:一是使所有编辑软件的排版结果能向PDF转化;二是有一个能安装于所有操作系统的专门实现PDF阅读和打印的软件。为此,Adobe公司设计了专用于格式转化的Acrobat套件和专用于阅读和打印的Acrobat Reader软件,现版本已升级至4.05。借助Acrobat,几乎可以将任何应用程序的电子文件转换为PDF文件。Acrobat可使用2个不同的实用程序PDFwriter和Acrobat Distiller来进行转换。PDFwriter转换文件的速度比较快,但Distiller可更好地控制转换过程,并可提供高质量输出。
英文版Acrobat 4.0直接支持4类文件格式,它们是:1)PDF文件;2)Microsoft office(word、Excel、PowerPoint),frameMaker和word Perfect文件;3)图像文件(tif、gif、Png、jpeg、bmp、Pcx、le);4)urltml和Ascii文本文件。在windows版的Acrobat中,只要使用“文件”>“打开”来打开另一个应用程序的文件,可以将上述4类文件一步转换为PDF。
中文版Acrobat 4.0不直接支持上述2)、4)类文件,必须靠打印的方式来产生,通用方法是在创作应用行,其余工作在编辑部完成,其共同特点都是利用图形方式实现转化,产生的PDF文件稍大,文本不便再利用。方式3)全部在编辑部完成,对硬件的依赖性最小,PDF文件效果也最好。用图示的方法(图2)具体比较了《淡水渔业》某页程序中,使用“文件”>“打印”命令和Acrobat打印机驱动程序来将当前文件“打印”为PDF。
目前流行的图像编辑软件对PDF文件格式的支持程度有了很大提高,有的无须利用Acrobat就能产生PDF,如Photoshop5.0、Coreldraw9.0、freehand 9等都已在程序中附带了PDF输出的功能,能通过文件菜单中的“另存为”或“导出”等命令定制输出压缩程度不一的PDF文件。
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