随着行业中交换电子文件成为主要的潮流，对电子文件格式的要求就显得非常重要了；同时要求在这些文件中，还应该包含SWOP参数说明中要求的数据，最终用于制胶片和印版。其目的是将电子文件中的图像和胶片中的图片混合成同一种可印刷的格式。

　　然而，在处理数字文件时要实现上述目标，要遵循很多的准则。

　　一般需求

　　除非远程打样技术已经可以完全控制并得到广泛应用，否则所有的电子文件都要配有经客户签字认可的SWOP样张（数字打样的或模拟打样的）。

　　在图像区域中应不能直接包含数字色标。在所有作业的传递过程中，文件中都要包含一个数字控制对象，但要在真实的图像区域之外。该对象应包含色调值为5%，25%，50%，75%和95%的所有印刷原色的色标块，专用来核实数据传递和/或解释过程中的精确性。

　　交换电子文件时采取的传输方式（例如磁带、可移动磁盘、电子传输）和文件格式都必须经过所有参与部门的同意和认可。

　　电子文件要伴随有电子的或硬拷贝的工作传票。订单插页、预定空间和广告副本说明等商业资料的传递，应该参照出版商/代理信息交换GCA参数说明（SPACE）和DDAP电子商务信息交换参数说明（DDAP DEBIES）。

　　文件同时还包含所有的SWOP指定的文件准备和最终胶片逻辑参数（如UCR/GCR，灰平衡，十字规矩线，图像套印等等）。多种插入订单往往需要多种文件设置方式。向出版商核对上述参数。

　　SWOP认可DDAP用户需求参数说明（1995年的3.2版本）关于编辑所有内容时的要求。需要改变时，要在出版商和印刷人员的许可下，按照广告代理商和广告客户的要求改变。

　　标准格式

　　对于可预测的打样、拼版和输出结果，最终的印前文件都应该存为CMYK光栅文件，使用ISO12639定义的TIFF/IT（使用图像技术的有标签的图像文件格式）文件格式交换。最终页面（即Final Page，简称FP）、连续调（即Continuous-Tone，简称CT）和线条稿（即Line Work，简称LW）文件都可存成TIFF格式。有时还会遇到高分辨率连续调图像（即High-Resolution Contone，简称HC）的情况。

　　SWOP目前支持用CGATS和ISO TC 130委员会开发的标准文件格式进行文件交换。随着标准委员会不断鉴定出新型的文件格式，这些新格式也将成为SWOP评价并考虑标准。当前，ANSI TIFF/IT P1格式是与SWOP相关的DDAP委员会推荐的唯一格式。

　　其它格式

　　如果必须交换其他的文件格式，在所有参与者同意的前提下，可以采用GCA电子机械参数（即Electronic Mechanical Specification，简称EMS）（第二版）118-1993。在使用私人的桌面应用或当地的彩色电子印前系统（即Color Electronic Prepress System，简称CEPS）和包含其他文件格式（例如，EPS, PICT或PDF文件格式）时，该文件提供了格外有用的指导方针。与EMS不同的是，SWOP允许的电子文件必须是加网的。

　　只有在传送方和接收方都同意使用压缩文件并使用相同压缩方式的条件下，才能使用数据压缩。传送方要保证出版商和/或印刷人员了解使用的压缩方式，有办法将文件解压缩。必须采用无损压缩：一种没有数据变化的压缩方式。