立足机关 服务机关

     政府机关文印，顾名思义就是为各级政府机关提供公文的印刷服务。据康东先生介绍，四川省政府机关文印中心现有员工25人，目前印刷服务层面有4个：其一是为省政府办公厅和财务关系在办公厅的4个行政单位提供文印服务；其二是为在机关大院内的几个省级单位提供文印服务；其三是为机关大院外的约30个省级厅局印制公文、会议材料、各种汇编等；其四是为成都市部分市级单位印刷几十份到2000份不等的文件。杨雪强先生也强调，现在有50多个人的杭州市市级机关文印中心主要服务于杭州市级机关和四大领导班子，以及市级各个部委，主要还是承担机关文件、会议材料、简报以及汇编等等的印刷。

      现阶段，这些文件印刷工作的一个重要特点是，都要求能够在最短的时间内拿到印好的、准确的文件，并且每份文件的印数也是少至一两份，多至几百份、几千份。用杨雪强先生的话说，这是机关文印产品的结构发生了变化。以杭州市市级机关文印中心为例，2005年，其所印的稿件数量为11900多件，平均到工作日，就是40多个印件／天，其中有10多个都是急件，即要求在很短的时间内交货，最短在1小时，并且在这些印件中有68%少于500份。产品结构发生变化的一个重要原因是办公自动化和电子政务正在逐步得到施行，再者机关正在进行办公效能的建设，提高办公的效率，减少一些不必要发的文件。作为政务办文工作链上的一个重要环节，政府机关文印单位必须要积极应对这种产品结构变化的情况，但原有的小胶印机、大胶印机却并不能完全胜任。因此，当数码印刷机进入他们的视野之后，便立刻成为关注的焦点。

      引进数码印刷 享受数码乐趣

      四川省政府机关文印中心和杭州市市级机关文印中心分别于2004年6月、2004年11月引进了方正印捷数码印刷系统，并且数码印刷的印量都已达到三四百万印，平均每个月的印量能达到20多万印。

      只有亲身体验过，有了前后的比较，才能对数码印刷对于机关文印的优势有更深的体会。康东先生比较后指出，过去传统胶印的流程需要有9个环节才能得到成品：设计、制作、出片、打样、拼版、晒版、上版、印刷、装订，而采用数码印刷之后，整个流程大大缩短，只需要直接从电脑将文件发到数码印刷机上输出。以前需要5～7个小时才能完成的工作量，现在只需1个小时就能完成。需要的人员也从起初的四五人，减少到最多只要两个人。而且随着中间环节的减少，数码印刷比传统印刷更能保证印品的质量与精确率。作为一项新技术，数码印刷还将带来创新性的服务，如为黑白会议文件穿上彩色的外套，印上彩色的封面，不仅给人耳目一新的感觉，对本地区的旅游业、会议的主题起到宣传或突出的作用，而且既快又好。四川省政府机关文印中心就曾尝试用方正印捷彩色数码印刷系统来印刷会议材料，并受到好评。

      杨雪强先生对此也深有体会，他认为，引进数码印刷之后，不仅可节省小批量印刷的成本，而且生产效率也比较高，并节省了人力。杭州市市级机关文印中心加班的情况比较普遍，以前不管印量是多少，都至少安排7个人加班，其中1人排版，1人拼版，2人开机印刷，2人装订，再有1人协调生产。用了数码印刷以后，只要留一个人加班就可以了。另外，数码印刷保证一部分稿件能够实现立等可取，同时，也让生产模式和管理模式随之发生改变。

      数码印刷一张起印、全数字化生产的优势，使得数码印刷被认为是现在的机关文印单位必备的生产设备。杨雪强先生认为，一方面，机关文印单位承担为机关服务的重任，从服务的时效上来看，是不是采用数码印刷设备将影响到机关政务的效率;另一方面，以内部来讲，数码印刷是提高文印单位设备装备水平和管理效率的重要内容，面对这项新技术，机关文印单位的负责人的认识和接受度，意味着观念是否更新。再一方面，采用数码印刷，也对工人素质的要求进一步提高。

   两条腿走路 根据需要选设备

      目前，机关文印单位大多拥有胶印机，也都把数码印刷与传统胶印的结合作为现阶段的发展方向。从他们看来，传统胶印还不能完全丢掉，甚至对于一些业务量比较大、规模比较大的机关文印单位而言，考虑到人员和成本问题，仍要以传统胶印为主，数码印刷只是传统胶印的补充。

      康东先生就明确表示四川省政府机关文印中心正在实现两条腿走路，一是保留传统胶印，现在拥有3台办公小胶印机、1台紫明的双面对开机，政府的一些官方刊物，几百页、几百册的合订本等印刷周期相对较长的印件用传统印刷来印，而另一部分个性化、小批量的印件则用数码印刷机来完成。总的来说，是根据工期、质量和成本要求来把不同的印件分配到不同的设备上。

      杭州市市级机关文印中心原来拥有4台大胶印机和3台小胶印机，随着数码印刷机的采用，已减少1台小胶印机。如今，100份以下的文稿,如简报、政务信息、领导讲话等，都是在用数码印刷机来印，还有一些数量为两三百份，但时间要求比较急的活件，也会安排在数码印刷机上完成，以减少生产的成本。

      对于如何选择合适的数码印刷设备，杨雪强先生有着自己的独特看法。他认为，选择数码印刷的设备以够用为原则。有些单位在选择设备时喜欢一步到位。设备的规模大，投资也大，如果业务量不足，将导致设备的利用率不高，投资回收慢，进而影响投资积极性。而且当别人向他了解数码印刷的情况时，他反馈的信息也不会是积极的信息。再者机关文印中心规模大小不一，这就更要根据自己的规模和业务的定位来选择。选择适合自己的，管用就行。把利用率提高，收回投资很快，投资积极性容易调动起来，有利于对新设备的引进。这样，无论从投资回报上，还是从提高生产效率上，或是从改进机关文印的服务质量上来讲，都将产生正面的效应。