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管理之道：重新认识印刷业ERP
福州印刷网 2007-8-29 8:52:00 来源：福州印刷网
印刷业实施ERP的关键
实施ERP系统的关键在于人的观念，起决定作用的是企业一把手的决定，通过局域网，根据有限授权范围，把关联的数据汇总于一体，进而做出相关分析。让员工从传统习惯的工作模式中改变过来不是一件容易事，何况软件本身的适用性与完美程度在每个单位都会重新受到考验。在A单位运行正常的软件到了B单位，因为管理模式之间存在一些差异，就有可能要求对软件作适当调整。当然，随着社会对ERP了解的逐渐增加，跟进者面对的压力要比先驱者小很多，CTP（计算机直接到印版）版的推广与应用即是实例。
尽管直接制版具有无细脏、套印准确的优势，但对于习惯交软片的委印者来说，让他们递交光盘就感到一时难以适应。特别是要把握准数字打样与传统打样的差异更非易事，是时间让CTP的优势得到检验，越来越多的人开始接受这一新生事物。对ERP来说同样如此越来越多的印刷企业加入到使用ERP的行列势必打动观望者的心。只要领导有决心，有助于提升企业经济效益的现代化管理办法最终能够得到落实。笔者甚至认为，把ERP的上马、规范管理上升到加强企业廉政建设的高度都毫不为过。
印刷业ERP开发的风险
一个新项目的开发存在风险，ERP的开发也毫不例外。软件开发与硬件购买不同，购买设备是优劣之辨，产品仍然存在，购买软件则不同，适用则物有所值，不适用所有投资则完全可能付之东流或是一文不值。何况软件开发的费用绝非小数，印刷行业内先驱者掷入数百方开发软件，最终成为泡影也并非鲜见，很容易引发消费者们的各种猜疑。
当然，ERP开发在以下两方面还容易产生期望值与可能性的矛盾。其一是计算机程序规范化的工作要求与市场要求短平快组织生产之间的矛盾。编成程序文件后，计算机只会刻板地操作，一成不变，因此难以改变，难以随心所欲。但当下的印刷市场不规范组织生产的情况越来越多，不少会议用书、甚至不少图书根据市场需要临时组织生产的情况很多，要求承印单位协同，边生产边修改，根本不可能形成规范的施工单，这二者显然是一对不可调合的矛盾体。
其二是印刷厂对软件系统越来越高的期望值与软件在一段时间内所能达到的效果不尽如人意之间的矛盾。生产是由需求推动的，是委托方的需求鞭策开发商去创新，但人对事物的认识总有一个过程。作为印刷门外汉的软件开发商，如若不能吃透委托方的意图，印刷厂的要求由驻厂的实施工程师几经辗转到达软件编程员那里时，极有可能已经走样，最终设计出来的软件当然达不到要求。
尽管ERP的开发存在风险，但国人从认识到熟识已经经历了数年的历程，有了不少成功的经验。无论如何，风险与以往相比已经小了很多。时至今日，以适当的价格购买与企业要求相适应的ERP软件系统，是经营者为提升企业内部管理水平所应该考虑的选择。
重新认识印刷业ERP
国内传统印刷企业经过近十余年持续大规模的设备改造，生产能力得到显著提高；同时，各种民营印刷企业在这十余年中也迅速崛起；随着中国加入WTO，国际印刷巨头也在逐渐进入中国市场。从整个印刷行业来看，已经形成从印刷到印前、印后加工的全面生产能力过剩，印刷业进入了激烈竞争的时代。可以断言，印刷业的竞争将逐步由技术设备的竞争转向企业经营管理的竞争，企业的经营机制和管理水平将成为企业的核心竞争能力。
面对这种局面，大多数国内印刷企业都采取了积极的应对措施。一方面积极推进企业改制和机构调整，另一方面在加强管理方面下功夫。例如，很多企业通过引入ISO9000质量体系在一定程度上规范了企业管理，改善了产品质量，提高了客户满意度。
ERP作为一种数字化管理手段，已经引起越来越多的印刷人士的重视。国内印刷行业的一些有识之士在20世纪90年代就做过企业信息化管理方面的尝试，到今天，已有相当数量的印刷企业或多或少采用计算机网络技术来辅助进行管理工作，例如报价、开施工单、库存管理、数据统计、财务核算等等，也有一小部份企业采用了相对完整和系统化的类似ERP的管理系统。但从实际应用效果来看，很多企业更多体现在辅助办公方面，在管理改进方面的作用并不明显。
造成这种局面的原因非常复杂，其中非常重要的一点是国内印刷界对ERP的认识存在许多的误区。由于对ERP缺乏正确的认识，很多企业认为ERP的作用就是用电脑报价、开单子、作报表，为企业领导提供数据；ERP的实施就是软件公司根据企业的要求开发软件并培训相关人员使用。正是这种认识上的误区直接导致了项目目标和方法的偏离，从而导致项目的失败或效果不明显。
ERP作为一种管理技术，同其他任何一种技术手段一样，有其优势也有其局限性，绝对不是什么万金油或灵丹妙药。目前在国内ERP的概念被泛化了，凡是与管理相关的软件都称ERP；同时也被庸俗化了，一两个人开发一套软件就敢称ERP。这种泛化和庸俗化是非常有害的，其直接恶果就是ERP的优势和局限性同时被模糊了。由于ERP这样一种先进的管理技术没有被用来解决的适合问题，或没有以正确的方式去解决问题，从而导致很多印刷企业的ERP项目未能取得应有的效果。
ERP的作用
有一种非常错误的认识是印刷企业的计划无用论。ERP作为一种管理计划的技术在印刷业如何体现呢？先让我们来看计划的一个非常重要的属性──计划周期。计划周期是指两次计划之间的时间间隔，例如管理工作中有年计划、月计划、周计划、日计划等等。我们都知道，计划的制订需要上一次计划执行的信息反馈，因此信息反馈的周期直接决定计划周期。
由于印刷业的生产计划周期非常短，日计划、甚至班次计划都很难得到严格执行。事实上印刷业需要的是一种动态的计划体系，计划的下达、反馈动态融合在一起，这时ERP需要处理的是动态的业务流程。因此，我们说对印刷业ERP体现为一种管理流程的技术。ERP作为管理计划的技术在印刷业体现为管理流程的技术。ERP需要处理的是动态的业务流程。
要实现ERP对流程的管理，管理系统必须延伸到每一个管理环节，直至管理的现场末稍，如生产机台、纸张库房等等，流程中的每一个环节都从ERP系统接收指令，同时在转发下一个环节或反馈上一个环节，而计划可以依靠这些实时的反馈信息动态变化。
印刷企业实施ERP的核心在于获得适合的软件系统。总体来说，获得软件有两条主要途径，一是购买成熟的ERP软件，另一种方式是根据自己的需要开发。目前很多企业仍然在尝试第二种获取软件的方式，其出发点往往是企业最了解自己，量体裁衣、个性化开发肯定最适合企业。然而个性化开发不仅在开发过程中危机重重，即使勉强完成，后续维护仍然存在极大风险。开发及维护人员的稳定性是一个大问题，无论是企业的自己人还是受委托开发方的工程师。在开发过程当中企业的组织结构和业务流程在不断变化，方案在一遍一遍推翻，很多企业自己开发的系统最后都不了了之。
印刷企业应该购买基于流程管理的成熟软件。真正的ERP系统有很强的适应性，可以适应企业不同的组织结构、业务流程和运营规则。
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